2 Jenis Surat NU, Surat Biasa dan Surat Khusus

NU CILACAP ONLINE – Ada 2 jenis surat di prkumpulan atau organisasi Nahdlatul Ulama, NU, yaitu Surat Biasa dan Surat Khusus atau Penting dengan rincian masing-masing termasuk ketentuan ditandatangani oleh siapa.

Surat adalah bentuk korespondensi tertulis yang menggunakan kop dan stempel sesuai dengan ketentuan serta dibubuhi dengan tanda tangan yang sah. Ada kategori Surat Keluar, ada juga kategori Surat Masuk.

Bagi organisasi atau perkumpulan NU, surat masih menjadi elemen penting dalam mekanisme konsolidasi administrasi. Bedanya dengan zaman dulu, saat ini persuratan di organisasi NU sudah merambah ke ranah digital.

Dewasa ini, Surat dengan Kertas sudah bertranformasi menjadi Surat Paperless. Tranformasi ini penting bagi pengurus baik bagi MWCNU, Pengurus Ranting NU maupun Lembaga NU dan juga Badan Otonom NU.

Pegiat NU yang sehari-hari bergelut dengan surat dan persuratan harus menambah wawasan khusus, tak bisa biasa biasa saja lagi. Memadukan kemampuan digital dan kecakapan skill serta kepatuhan kepada aturan persuratan organisasi, akan mampu meningkatkan kualitas dan performa organisasi NU.

Surat NU Biasa

Pengertian Surat Biasa adalah jenis surat yang dikeluarkan oleh perkumpulan NU tanpa kekhususan tertentu.

Rincian Surat Biasa menurut pasal 3 Peraturan Perkumpulan Nahdlatul Ulama Nomor 15 Tahun 2022 Tentang Pedoman Administrasi ayat (1) menyatakan Surat biasa adalah jenis surat yang dikeluarkan oleh perkumpulan tanpa kekhususan tertentu, yaitu terdiri dari:

1. surat rutin adalah surat biasa yang ditandatangani oleh Ketua Umum/Wakil Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/ Wakil Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama;
2. surat pengantar adalah surat yang berfungsi sebagai pengantar pengiriman, ditandatangani oleh Ketua Umum/Wakil Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama
3. surat keterangan adalah surat yang berisi keperluan perkumpulan tentang keberadaan perorangan, program dan lain-lain, ditandatangani oleh Ketua Umum/Wakil Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama; dan

Pada ayat (2) dinyatakan dalam keadaan tertentu, surat biasa pada tingkat Pengurus Besar Nahdlatul Ulama dapat ditandatangani hanya oleh Ketua Umum setelah dikonsultasikan kepada Rais ‘Aam.

Baca juga Pedoman Nomor Surat MWCNU, Ranting dan Lembaga NU

Surat NU Khusus

Pengertian Surat Khusus adalah jenis surat yang dikeluarkan oleh perkumpulan NU untuk keperluan khusus, rinciannya yaitu;

1. surat keputusan adalah surat yang dikeluarkan oleh perkum pulan berdasarkan keputusan rapat atau konferensi yang berkaitan dengan kebijakan perkumpulan, ditandatangani oleh Rais ‘Aam, Katib ‘Aam, Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama;
2. surat pengesahan adalah surat yang mempunyai kekuatan hukum untuk mengesahkan susunan pengurus atau perangkat perkumpulan, ditandatangani oleh Rais ‘Aam, Katib ‘Aam, Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama;
3. surat rekomendasi adalah surat perkumpulan yang memberikan persetujuan terhadap suatu kepentingan, ditandatangani oleh Ketua Umum/Wakil Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris
   Jenderal/Wakil Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama;
4. surat perjanjian adalah surat yang berisi perjanjian antara perkumpulan dan pihak-pihak lain yang dapat berupa nota kesepahaman yang ditandatangani Ketua Umum dan perjanjian kerjasama yang ditandatangani oleh Ketua Umum atau yang mendapat mandat dari Ketua Umum Pengurus Besar Nahdlatul Ulama;
5. surat mandat adalah surat yang memberikan kuasa kepada pihak lain atau perorangan atas nama perkumpulan untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu dengan batas waktu, ditandatangani oleh Ketua Umum/Wakil Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama;
6. surat tugas adalah surat yang berisi penugasan untuk keperluan tertentu dalam melaksanakan fungsi perkumpulan, ditandatangani oleh Ketua Umum/Wakil Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama.
7. surat pernyataan adalah surat yang berisi pernyataan sikap perkumpulan terhadap suatu masalah, ditandatangani oleh Ketua Umum/Wakil Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama;
8. surat instruksi adalah surat perintah tentang kebijakan perkumpulan yang harus dilaksanakan, ditandatangani oleh Rais ‘Aam, Katib ‘Aam, Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama;
9. surat peringatan adalah surat teguran kepada kepengurusan atau personalia pengurus yang harus ditindaklanjuti atau dilaksanakan, ditandatangani oleh Rais ‘Aam, Katib ‘Aam, Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal atau Ketua Umum/Wakil Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama;
10. surat edaran adalah surat yang berisi kebijakan perkumpulan yang digunakan sebagai himbauan, ditandatangani oleh Rais ‘Aam, Katib ‘Aam, Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama;
11. surat pengumuman adalah surat yang berisi informasi resmi perkumpulan yang perlu disampaikan kepada masyarakat secara luas, ditandatangani oleh Ketua Umum/Wakil Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama; dan
12. surat kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang kepada orang lain atau pihak lain untuk melakukan suatu kegiatan atau perbuatan hukum yang tertera pada pernyataan tersebut atas nama Perkumpulan Nahdlatul Ulama, ditandatangani oleh Rais Aam dan Ketua Umum.

Surat Semua Struktur NU

Ketentuan mengenai jenis surat sebagaimana dimaksud Pasal 3 dan 4 Peraturan Perkumpulan Nahdlatul Ulama Nomor 15 Tahun 2022 Tentang Pedoman Administrasi berlaku secara mutatis mutandis (dengan sendirinya) untuk seluruh tingkat kepengurusan, kecuali Pasal 3 Ayat (2), Pasal 4 Ayat (4) dan Pasal 4 Ayat (5).

Surat NU mutatis mutandis mengandung pengertian, semua struktur NU pada tingkatan yang ada baik PWNU, PCNU, MWCNU dan PRNU TIDAK MEMBUAT JENIS DAN KATEGORI SURAT BARU selain yang sudah ada aturannya.

Mutatis Mutandis juga dalam hal siapa saja yang memiliki kewenangan untuk membubuhkan tanda tangan di atas surat. Yaitu unsur Pengurus Harian Syuriyah seperti Rais Aam, Rais Syuriyah. Di jajaran Tanfidziyah ada Ketua Umum, Ketua, Sekretaris Umum, Sekretaris.

Dalam hal siapa yang menandatangani Surat NU, ini yang perlu mendapatkan porsi pemahaman yang lebih banyak. Agar di tingkatan lebih ke bawah bisa memahami dengan baik, maka harus mau membaca aturan administrasi persuratan.

Surat resmi NU baik jenis biasa maupun khusus, menggunakan kertas HVS 80 gram ukuran A4 (Kwarto) warna putih dengan Kop Surat. Aturan ini sangat jelas, akan tetapi masih ada yang keliru dan tetap menggunakan kertas ukuran F4 (Folio).

Juga Kop Suratnya belum menyesuaikan yang baru. Seperti apa aturan tentang (juga) cara membuat Kop Surat NU yang baru? (Ifah)

Baca juga Contoh Kop Surat Ranting NU