Pedoman Nomor Surat MWCNU, Ranting dan Lembaga NU

NU CILACAP ONLINE – Perkumpulan Nahdlatul Ulama atau NU, mengatur pedoman penomoran surat baik untuk MWCNU, Pengurus Ranting NU maupun Lembaga NU dan NU Cilacap Online melengkapi artikel ke-NU-an perihal bagaimana aturan resmi penomoran beserta contoh nya?

Bagaimana pula contoh penomoran surat NU yang bersifat penting atau khusus dan biasa atau rutin beserta cara penerapan nomor nya?

Nomor Surat

Penomoran surat adalah proses penempatan serangkaian kode angka dan huruf serta simbol lain yang terangkai khusus dalam sebuah surat dan memiliki makna tertentu. Sementara nomor surat merupakan susunan nomor, kode, tanggal, bulan serta tahun pembuatan juga pembuat surat.

Melihat definisi di atas, perkumpulan atau organisasi NU sudah memiliki tata aturan dalam penomoran atau pemberian nomor dalam surat. Khususnya surat-surat keluar sesuai tingkatan strktur organisasi NU yang ada.

Aturan tersebut termaktub di dalam Peraturan Perkumpulan Nahdlatul Ulama Nomor 15 Tahun 2022 Tentang Pedoman Administrasi, Bab III Format Surat, Pasal 11 ayat (1) sampai dengan (5);

Masing-masing tingkatan seperti PBNU, PWNU, PCNU, MWCNU dan Ranting NU penomoran dan nomor suratnya diatur sedemikian rupa. Tujuan pengaturan nomor dan penomoran surat bagi oganisasi NU agar memudahkan dalam pemilahan, pengurutan, pembacaan dan pengarsipan surat.

Peraturan Perkumpulan Nahdlatul Ulama Nomor 15 Tahun 2022 Tentang Pedoman Administrasi, Bab III Format Surat, Pasal 11 ayat (1) sampai dengan (5); mengatur nomor dan penomoran Surat NU berdasarkan 6 kolom sebagai berikut;

(1) Nomor surat adalah nomor urut pada buku agenda surat keluar beserta kode-kode yang telah ditetapkan.
(2) Nomor surat terdiri dari enam kolom yang dipisah dengan garis miring, yaitu:

1. kolom 1 (satu) nomor surat yang dimulai dari pergantian pengurus;
2. kolom 2 (dua) singkatan dari tingkatan kepengurusan yang mengirim surat;
3. kolom 3 (tiga) kode kategori surat dan jenis surat;
4. kolom 4 (empat) kode indeks tingkatan kepengurusan;
5. kolom 5 (lima) bulan dengan memakai angka Arab; dan
6. kolom 6 (enam) tahun ditulis empat angka terakhir.

(3) jarak pemisah kolom indeks ditandai dengan / (garis miring).
(4) nomor surat Syuriyah dan Tanfidziyah tidak sendiri-sendiri.
(5) letak nomor surat kategori biasa di bawah kepala surat sebelah kiri, sedangkan letak nomor surat kategori khusus berada di tengah dengan posisi di bawah judul surat.

Baca juga Contoh Kop Surat Ranting NU dan Ketentuannya

Contoh Nomor Surat NU

Pengurus Cabang Nahdlatul Ulama PCNU Cilacap telah mengatur dan menetapkan penomoran Surat NU yang berlaku di internal untuk Pengurus tingkat Cabang, Pengurus MWCNU, Pengurus Ranting dan Pengurus Lembaga.

Struktur Dasar Penomoran Surat di lingkungan PCNU Cilacap mengikuti standar 6 kolom gabungan angka dan kode serta tanggal, bulan dan tahun. Font atau huruf nomor surat NU menggunakan jenis “Courier New”

1. Contoh Penomoran Nomor Surat NU jenis Rutin/Biasa dan penerapannya seperti: 011/PC/A.I/H-34/02/2024
   • 011 : Nomor Urut Surat Berdasarkan Urutan Pengeluaran Surat
   • PC ; Nama Pembuat/Pengiriam Surat dengan Singkatan
   • A.I : Klasifikasi/Jenis Surat Rutin/Biasa
   • H-34 : Kode Pembuat/Pengirim Surat (PCNU Cilacap)
   • 02 : Bulan saat Surat dibuat Menggunakan Angka Arab
   • 2024 : Tahun Pembuatan Surat

Catatan: Letak nomor surat rutin/biasa terletak di bawah kepala surat sebelah kiri

Contoh Nomor 011/PC/A.I/H-34/02/2024 dibaca; nomor urut surat sebelas, dikeluarkan oleh organisasi NU tingkat Cabang yaitu PCNU Cilacap,  di bawah naungan PWNU Jawa Tengah (H-34, Jawa Tengah-Cilacap), Jenis Surat Keluar Surat Biasa/Rutin, dan surat dikeluarkan pada bulan Februari tahun dua ribu dua puluh empat.

2. Contoh Penomoran Nomor Surat NU untuk Jenis Khusus/Penting dan penerapannya seperti: 010/PC/A.II/H-34/02/2024, keterangannya sebagai berikut;
   • 010 : Nomor Urut Surat Berdasarkan Urutan Pengeluaran Surat
   • PC ; Nama Pembuat/Pengirim Surat dengan Singkatan
   • A.II : Klasifikasi/Jenis Surat Khusus/Penting
   • H-34 : Kode Pembuat/Pengirim Surat (PCNU Cilacap)
   • 02 : Bulan saat Surat dibuat Menggunakan Angka Arab
   • 2024 : Tahun Pembuatan Surat

Catatan: Letak nomor surat khusus/penting terletak di tengah, di bawah kepala surat, di bawah judul Surat

Di lingkungan perkumpulan atau organisasi NU ada 2 jenis surat, yaitu Surat Biasa dan Surat Khusus. Surat biasa adalah jenis surat yang dikeluarkan oleh perkumpulan tanpa kekhususan tertentu, dan Surat khusus adalah jenis surat yang dikeluarkan oleh perkumpulan untuk keperluan khusus.

Tanggal dan Alamat Tujuan Surat

Peraturan Perkumpulan Nahdlatul Ulama Nomor 15 Tahun 2022 Tentang Pedoman Administrasi, Bagian Kedua tentang Tanggal dan Alamat Tujuan Surat NU, Pasal 16 menyatakan;

(1) Surat menggunakan tanggal Hijriyah sebelah atas dan Miladiyah di bawahnya, tahun ditulis lengkap, terletak disudut kanan atas sejajar dengan nomor surat dan didahului dengan nama daerah
dikeluarkannya surat. (2) Selain surat rutin penulisan tanggal berada di bawah penutup.

Sedangkan pada Pasal 17 menegaskan; Alamat tujuan Surat NU ditulis secara lengkap dan diletakkan sebelah kiri di bawah perihal.

Pedoman Penomoran

PCNU Cilacap melakukan update atau pembaruan pedoman penomoran surat di lingkungan NU Cilacap tahun 2024, untuk Pengurus MWCNU, Ranting dan Lembaga. Sebelumnya, sejak tahun 2021, sekretariat NU Cabang Cilacap pernah menerbitkan pedoman serupa.

Dasar pedoman pemberian nomor dan penulisan kode surat NU Cilacap merujuk pada:

1. Peraturan Perkumpulan Nahdlatul Ulama (Perkum NU) Nomor 15 Tahun 2022 Tentang Pedoman Administrasi, dan;
2. Surat Keputusan Pengurus Wilayah Nahdlatul Ulama Jawa Tengah Nomor: 439/PW/A.II/SK/X/20 Tentang Pedoman Kerja Lembaga dan Administrasi Kesekretariatan Pengurus Wilayah Nahdlatul Ulama Jawa Tengah.

Pedoman di lingkungan NU Cilacap ini tentunya terbatas bersifat internal. Akan tetapi, tetap mengacu pada keputusan yang lebih tinggi di tingkat PWNU dan PBNU. Pedoman penomoran surat semacam ini penting karena struktur organisasi NU yang ada terikat dengan aturan yang sama.

Harapannya, baik PCNU sendiri, Pengurus MWCNU, Pengurus Lembaga NU sampai di tingkat Ranting, bisa memedomani. Download >> Pedoman Penomoran Surat MWCNU, Pengurus Ranting NU dan Lembaga NU dari NU Cilacap Online.

Disclaimer: Pedoman Nomor Surat MWCNU, Ranting dan Lembaga NU di atas hanya berlaku di lingkungan Pengurus Cabang NU Cilacap. (Ifah)